在家办公必看丨字节跳动内部指南首次公开
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2020-02-10 20:33    文章来源:字节跳动
文章摘要:在家办公,有哪些好用的高效率技巧?开会占用时间太多,应该怎么办?今日头条、抖音公司5万员工,是如何远程协作的?

在家办公,有哪些好用的高效率技巧?开会占用时间太多,应该怎么办?今日头条、抖音公司5万员工,是如何远程协作的?

2月9日晚,字节跳动副总裁、飞书负责人谢欣在飞书公开课中直播解答了以上问题。谢欣表示,短期在家办公就像冲锋,可以针对性地设立一个项目,大家围绕明确的目标进行运作,可能会事半功倍。

同期,他宣布了一项面向中小企业等组织的新福利:2020年5月1日前,申请注册的中小企业(100人以下)、街道社区、公益组织、医院、医学类院校和湖北地区所有学校可享三年商业版免费权益。希望帮助中小企业应对当下严峻的挑战。

以下是谢欣飞书公开课全文。



大家好,我是谢欣。这是我第一次通过飞书产品视频接入,进行抖音线上直播。今天我给大家分享一下字节跳动5万人在家办公背后的故事。

在家办公也要高效协同

字节跳动就是抖音、今日头条、西瓜视频、飞书等产品的母公司。我加入公司已经5年多时间了。我先给大家讲一下,这个春节,5万人的字节跳动是怎么过的?

一方面,我们做了许多社会责任相关的事情,相信大家多多少少也了解到了一些,比如说有可能在抖音上免费看了《囧妈》。另一方面,在公司内部,我们也做了大量保障工作。包括疫情监控,办公室消毒、防护,提供应急机制、心理咨询等。比如,我们需要每个员工报备健康状况,因此专门开发了“健康报备”应用。

为了保证复工后,大家回到办公室能够安全上班,我们也紧急采购了一些口罩。因为这次疫情来得特别突然,一些员工回家也没有带电脑。这么小的一件事情,现在也变得非常大,根据统计情况,全公司有小几千号员工这次回家都没有带电脑,所以我们的IT团队,一边是从员工工位上找电脑,一边是到我们的库存里面翻出新电脑,一共寄了上千台电脑给员工,方便他们在家办公。有个别员工是到了海外其他国家,这时候,我们就通过我们海外的办公室调用电脑,寄到身在当地的同学手中。这些都是为了确保大家远程办公时有基本的办公工具。

把最基本的工具准备好了之后,真的要在家办公的时候,怎么能做到高效协同呢?光有一台电脑肯定是不够的,还有很多事情需要做。

每个人在家办公环境都不太一样。我们有些员工拍了自己的办公环境,大家可以看到非常五花八门,非常有意思。有人是跟猫猫狗狗在一起工作,有人是在室外工作,还有人把家里的衣柜搬出来办公。

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在家办公是一件很难的事情,但是我们仍然要保证工作效率不受太大的影响。举个很小的例子:疫情期间,如何高效统计5万名员工的健康状况?按照要求,我们每个员工会每天上报自己的健康状况、体温、位置,以便公司统计员工是否已经在办公地点、是否已经在居家待够14天等信息。

最开始,我们让大家主动上报,但发现两个问题:第一,上报的比例不够高,第二,因为数据庞大而且杂乱,没有办法使用。所以,大年初一的时候,我们决定开发一个“健康报备”的应用,辅助员工填写体温、城市、位置等信息。但是时间非常紧张,我们需要在两天内全员上线,同时把这个产品提供给外部使用飞书的企业。那我们具体是怎么做的呢?

这个“健康报备”的应用,既是为飞书而开发的,在开发过程中也用到了飞书的各种功能。我们动用了数十人,数十城远程联动,所有人在不同的物理位置,一起在线协同办公。比如我们把任务用文档做拆解,通过使用排期表,让每个人看到排期进度。同时我们还有各种反馈群,大家在群里面反馈测试功能情况。最终,在大年初三,我们按时上线了这么一款产品,上线后,整个公司的填写率,从一开始只有很少人,到接近百分之百。

最终完成的“健康报备”应用里,每天有一个机器人,提醒每个人填写健康信息,如果没有及时填写的话就会反复提醒,如果还没有填写,就会给ta加急提醒。团队的领导,也能看到自己团队的员工填写情况,还会提醒自己的下属尽快填写。这款产品开发出来,经过非常多的协作,两天时间,数十人,完成了这么一个工作,其实还是很高效的。

字节跳动为什么要做飞书

这个快速响应背后,其实是字节跳动的工具和实践。

首先说一下,字节跳动这家公司对工具非常重视,有极大的投入。不是说因为大家远程办公才开始重视,而是从一开始就很重视。因为在工作中,每个人每天要使用大量的工具,而每件工具只要改进比如说5%,那么对整个公司全员的影响就非常大。

字节跳动更换过多款沟通工具。因为,我们认为,沟通对于信息的创造、分发、流转和消费,至关重要,甚至是公司最重要的一个通用工具。2012年字节跳动成立以来,每个时刻都努力使用当时我们认为最先进、最好用、最适合我们的工具。

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所以最开始我们使用Skype,接着是微信企业号,Slack出现后,我们觉得很不错就用了Slack,后来钉钉发展得很好,又开始全员使用钉钉。再后来,随着公司的发展,我们发现这些工具,都不能完全适应或者不能完全满足我们对于协作效率的要求,于是就自主开发了“飞书”这款工具。

飞书是从一个沟通工具开始,慢慢变成了很完整的办公套件,现在整个公司5万多人,每天主要的工作都是基于飞书来完成的。

除了沟通工具,我们的创作工具也是同样经过了变迁。很多人都用过Word,我们公司最早也在用,但是我们很快发现Word、Excel这种本地工具对于协同很不方便。所以我们换上了主流的、在线的协同文档,这个好处就是几个人可以一起编写文档,大家的工作效率都会提升。

但主流的协同文档很多时候还是不够好,它的思路基本上是从10多年前发展到现在,没有发生大的演变。所以我们后来就做了自己的飞书文档。它也是协同文档,既方便,同时有一些很多非常新的功能,很便捷、很高效,对手机端的支持也非常好。在功能应用方面,我们也在飞书上开发了很多,从聊天、点餐到正式的审批,甚至二手交易等工具应用。

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举一些我们平时用得比较多的功能。我们做了表情符号快捷回复,防止太多人回复“收到了”,形成信息打扰。我们的群公告支持非常高级的格式,对于对公司的日常运作蛮有帮助。文档里,除了大家可以一起协同编写,里面还可以提及某个同学,被提及的同学能够收到通知。很多文档,我们也可以整理到目录里面,整理到文件夹,方便使用。我们也可以评论,评论里可以提及到其他同学,大家能够参与一起讨论。

我们也开发了“日历”产品。它的功能比较强大,可以方便查找其他人的空闲时间,以及这个时间段能够使用的会议室。针对一个特定日历,我们可以快速创建群聊,大家进入一个群。当然也包括音视频会议,这是现在这个时间点,非常刚需的一个功能。

除了以上这些功能,我们这次还因为“在家办公”这样一个全国性的突发需求,做了一些新的功能,包括“线上办公室”。这个功能是什么意思呢?我们在家办公的时候,因为大家沟通不方便,所以大家会开视频会议,但是难道我们应该一整天打开摄像头吗?这样很不高效。更重要的是,大家在家也有“一起工作”的感觉,而不希望在家,就变成了“一起开一天的会”。平常开会已经够多了,不想再开那么多会了,所以我们做了“线上办公室”这个功能。

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同一个团队,在同一个群里面,打开线上办公室这个功能后,所有同学都基于语音来沟通聊天。它并不是说我们商量几点开一个会,然后打开语音,不是这样的。语音可以一整天都开启但默认静音,大部分时间没有什么人说话,但你有事情的时候,就可以直接说“谁谁谁,你现在方便吗,我们讨论一个东西”。

这其实是模拟了一个办公室的环境,变得自然、轻松。这个功能这周才刚刚上线,但是不管是我们自己公司的用户,还是外面的用户,大家都反馈在“在家办公”的环境下很受用,因为它用起来没有压力,也不涉及个人隐私,很轻便、随意。

说完“线上办公室”,我想说一下“思维笔记”。有时我们会一起讨论一些问题,比如说头脑风暴。这时,大家就可以打开电脑,一起画思维笔记或脑图,一边用线上办公室讨论,还可以互相评论。这也是一个非常实用的功能,因为一般远程办公的时候,打开视频会议,没有办法实现同时协作画思维导图。但是我们用这样一个方式来做,就解决了这个问题。

不需要PPT的会议

重点说一下我们的开会模式。我们整个公司现在绝大部分的会议,采用的都是“飞阅会”模式,这是“飞书阅读会”的简称。什么意思呢?很多时候我们觉得开会效率太低了,非常浪费时间。传统的开会方式,是一个人上去讲PPT,大家在下面听,有的人听得很懂,有的人听得不懂,有的人觉得讲得慢,有的人觉得讲得快,效率很低。

我们摸索了很久之后,总结出了一套办法:首先用日历找到大家的空闲时间,开会的时候,如果是远程,就开启视频会议加入。在会前,一定是有一个人非常完整地把这次会议要讨论的议题,通过文档非常完整和清晰地写出来,然后把文档发送到通过日历自动创建的会议群里。会议开始的15至20分钟,就是所有人,不管在电脑上还是手机上,远程还是在一起,共同默读这个文档。

我记得特别有意思的是,有一些新加入公司的同学,第一次参加会议的时候觉得非常懵,他说我去了会议室,怎么过了十多分钟都没有人说话。实际上我们就是在默读,就像学生在默读文章,大概就是前面15到20分钟没有一个人说话,都在读这个文档,读到哪里有问题,就在里面利用评论功能,在旁边写上问题。

随后,文档的作者会收到评论提醒,看到这个问题,他会用文字回答这个问题。如果这个会议的主持人回答不了这个问题,他就会在评论上面@其他人。这个人有可能根本没有参会,但是他对这块比较懂,他会在手机上收到这个通知,就到这个文档里面回答问题。

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如果是一个小时的会议,前面大约20分钟是这么一个过程。默认结束后,会议的组织者说“我们进入会议的第二步”,开始语音回答问题,把刚才大家提的书面没有回答清楚的问题,一个个讲一遍,全部过一遍。把全部问题过完了,再看大家有没有其他问题。这个过程中,大家可能会有一些互动和讨论,一个问题一个问题回答,全部问题回答完之后,这个会议就结束了,这就是“飞阅会”的完整过程。

这样的会议模式,和传统的PPT会议模式有什么区别呢?

第一,它非常聚焦。没有什么可发散的内容,大家不会跑题,因为全部过程是围绕文档和提问的方式完成的。

其次,这个会议的整个过程通过文档和评论被清晰地记录下来。即便一些没有参加这个会议的人,也可以完整地了解这个会议过程,而且他能非常快地看完。相反,很少有人会在会后看一个小时的会议录像。

所以,从我们公司来讲,适应了这个模式之后真的感觉回不去了,偶尔参加其他的会,一个人在上面讲PPT,我们觉得这个效率完全受不了,真的回不去了。这个模式我们迭代了很久才形成的,其实实施起来挺难的,但是整个效果非常好。

工具的情感与人文

再延展一下,除了这次在家办公,我们其实一直习惯于远程团队的工作模式。比如说,我们很早就用OKR进行团队目标管理,OKR是一个注重结果、注重目标的工作方式。像现在这种“在家办公”的状态,每个员工的工作过程不可知,尤其能发挥OKR的优势。我们也对应开发了很好用的OKR工具。

还有一点感受分享给大家,希望有所帮助。我们最近也在网上看到不少文章,很多公司分享他们在家办公的做法和经验。我们觉得,短期在家办公和长期在家办公还是有区别的。短期在家办公,其实可以针对性地设立一个项目,像战役一样,大家运作起来,就像打一场仗一样,设立项目、发起战役、明确目标、一起冲锋,很可能这个过程你没有讲应该怎么做,每天要干什么,但是所有团队的成员觉得我们像打仗一样完成目标,这个对短期在家办公很有帮助。

最后,我觉得还有一点很重要。虽然我一直做工具,但是有一点蛮难解决的,就是情感,工具本身很难直接表达丰富情感,所以要做很多人文的事情。比如说我们公司对于入职满周年的同学,本来在公司有庆祝活动,但是因为在家办公没有办法组织活动,不少团队还是会通过线上视频的方式组织大家。有些团队还会在晚间一起娱乐,比如在线上打游戏,甚至K歌等等。我觉得这个对于一个团队建立情感,其实帮助还是蛮大的。

这次疫情对全国的打击都非常大,但是我们相信疫情一定会被战胜,终将过去。同时希望我们探索的、认可的工作方式,对其他同学,对其他公司也能有一些帮助。

在此,我们也致敬所有维护社会运转,并守护员工健康的组织和机构,对他们表示感谢。因为现在中小企业遇到的发展困难还是蛮大的,所以今天经过非常认真地讨论之后,我们决定给中小企业提供一个额外的福利,在我们通用的功能之外,为他们提供飞书商业版本三年的免费使用权,希望为社会尽一份力。大家各自尽各自的努力,来帮助这个社会发展得更好。

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