疫情下的蓝猫微会是如何远程办公的?
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2020-02-07 10:16    文章来源:蓝猫微会
文章摘要:蓝猫微会是一家专注于视频会议协作的公司,我们是一个50人左右的小团队,成员分散在四五个城市。我们平时工作的常态就是远程协作,所以单从办公角度来看,我们受疫情的影响不大

蓝猫微会是一家专注于视频会议协作的公司,我们是一个50人左右的小团队,成员分散在四五个城市。我们平时工作的常态就是远程协作,所以单从办公角度来看,我们受疫情的影响不大。

蓝猫微会的团队中有不少成员来自于美团,我之前在美团负责内部的企业平台建设,负责美团大象(IM平台)、学城(知识库)等在线协同产品的设计和研发工作,在远程协作上经验比较丰富。美团就是一个典型的大型分布式企业,在全国有超过1000个办公区,高效的远程协作一直是美团内部治理的核心能力。在美团平台上,每天要举行几千场视频会议,美团大象的日均消息量更是数十亿计。所以,美团的远程办公经验值得学习。

远程办公解决的是工作效率问题,因此,当我们想要远程办公的时候,我们需要考虑两个关键问题,第一是从组织角度如何保证远程办公的效率,第二是用什么工具来保障远程工作的落地执行。

如何保证远程办公的组织效率?

远程协作的核心是把人组织好,组织人最核心的环节是小团队的自治性:一个Leader如何管好他下面的员工,如何让每个小团队的每个员工都能有条不紊地协同工作。

按照物理位置的不同,小团队可以分为两类:一类是物理上的小团队,大家平时就在同一个办公室办公,这是绝大部分公司的组织方式;另一类是虚拟的小团队,大家分属不同的物理团队,在不同的办公室工作,为了完成一个项目组织起来,平时就是远程协作解决问题。

虚拟团队其实在很多公司一直就存在,拿蓝猫微会来举例,我们的研发集中在厦门办公,但销售比较分散,在好几个城市都有团队。我们平时以远程办公为主,针对不同的项目,销售和研发之间在线协作完成。我们内部每天通用蓝猫微会来开云视频会议,比如项目交流会、销售例会、培训会议等等,客户交流也用自己的产品。我们自己就是做云视频会议的,我们倡导“自己的狗粮自己吃”,我们每天自己用,用得不爽会在群里直接拍砖,研发同学以最快速度改进,这样我们的产品就能持续快速迭代。

因为疫情的影响,第一类物理上的团队被打散了,工作方式都变成远程协作了。其实影响不大,这一类被打散的小团队,协作上会更加顺畅,因为大家以前都是坐在一起的,都非常熟悉,工作流程都有了,只是需要一些工具来保障效率。

从组织来讲,我认为远程协作要想保证效率,主要有两个关键环节:

1、将工作分配落到系统中去远程办公效率保障的关键是任务的分配和跟进,平时大家坐在一起,分配任务或者开会,经常是口头说,大家就去干活了。远程办公以后,会出现一些问题,大家遇到了问题或者进展往往是在微信上说一句,跟进状态可能过一会儿就忘记了。所以远程协作的时候,我们一定要摈弃这种做法,要将工作分配落到系统中去。

2、Leader按天跟进工作进度工作落到系统里之后,大家就各自去干活了。团队里的同学分2类:积极的,不积极的,一定都会有。对于积极的同学,可能他遇到了问题,及时就拿出来讨论了,遇到了阻碍直接就找leader沟通。遇到不积极的同学,遇到了问题可能就卡住了。对于这种同学,leader的实时跟进至关重要。一定要组织按时的视频会议沟通,我建议是每天视频会议2次,早启动+晚总结。

从本质上来看,远程协作其实并没有太大的差异,有一些不适应其实是平时该落地的一些事,因为条件比较好没有执行到位。就算疫情过去,这种规范的团队管理,依然是可以继续执行的,能持续带来效率的提升。要注意的是IM工具在远程协作上可能会被滥用,发生什么事IM上吼一声。对方可能看到了,可能没看到,很容易被海量消息淹没。这是一种典型的滥用IM的场景,重要的事,一定要任务化,落地到系统,保持跟进。

如何用工具来提高远程办公效率?

我一直倡导“IM+知识库+视频会议”一体化的协作模式。以场景来举例:我们要解决一个问题,需要跨地域的团队协作。我会建议这样做:

第一步,先拉起一个IM群组,把相关人员拉进来,制定这个群组的任务和目标;

第二步,确认阶段性目标,所谓迭代目标。拉一个视频会议,讨论并分配好任务;

第三步,相关人员各自去解决自己的问题,把过程和结果写到线上文档里,并且把文档链接分享到IM群;

第四步,定期同步,按周、按天拉一个快速的视频会议,根据知识库文章,每个人同步自己的进展,并接受其它成员的反馈;

通常来讲,我们按这个模式持续循环迭代下去,基本可以确保工作顺利的往前走。

还是拿蓝猫微会来举例,我们所有团队都是以组为单位,每个组都有一个云会议室。小组成员可以随时通过语音、视频和IM交流。研发还经常组织视频上的code review,跟在同一个办公室办公没有太大区别。

除了视频会议和IM,还有一个非常关键的工具,就是在线文档管理。我推荐大家用WPS或者腾讯文档来做文档系统,这两款产品在功能和权限管理上各有优势,能够满足我们对于在线文档协同的需求。

为了方便大家,我推荐一些熟悉好用的远程协作工具:640.png

三、何时恢复办公室工作?

根据政府公布的疫情情况,我建议远程协作障碍不大的团队,继续保持远程办公,直到疫情全部解除。


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