这 11 个来自飞书的「灵感时刻」,让你的办公协作效率加倍
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2019-12-17 10:17    文章来源:少数派 作者:張奕源Nick
文章摘要:高效办公,飞书不妨体验一下。

「如何高效办公」一直是效率领域讨论度最高的话题之一,也是每个团队在工作中都需要面对的实际问题。在我派全员转移到飞书平台并深度使用了一年之后,我们深刻体会到飞书在效率上的优势和特色。在这篇文章中,我们为你总结了 11 个既简单易用又灵活高效的「灵感时刻」。

这些灵感和巧思贯穿了飞书的产品细节,无论你所在的组织是只有三五个成员的小团体,还是拥有数百上千员工的大型团队,用好这些核心技巧,都能帮你实实在在地提升日常工作和团队协作效率,让高效更进一步。

灵感 No.1:消息全平台云同步,重要资讯实时保存

作为一款效率协作工具,飞书将即时沟通、日历、在线文档、云盘、工作台等重要功能整合在一起,且做到了数据的全平台实时同步,充分拓展了应用场景。而这种从功能到平台上的「全能」,也成了飞书最具竞争力的核心特性。

每次换手机、换设备,同步微信等 IM 软件里的消息记录都是必经步骤。虽然每次同步都要折腾半天,花去不少时间和精力,但考虑到很多跟同事、领导、合作伙伴的消息记录非常重要、不能删除,也只好硬着头皮传下去。

使用飞书则完全不需要经历这个痛苦的过程——飞书的所有消息记录都自动保存在云端,无论你是更换设备还是拥有多个设备,都能在登录帐号的一瞬间看到过往的全部讯息。

所有消息云端自动同步

不仅如此,如果你的工作群需要拉入新伙伴,那新成员入群后也能看到此前的群消息,不需要再将之前的工作安排从头重新截图或者转发一次,减少消息重叠和冗余。

灵感 No.2:多人在线协作,文档与 IM 融为一体

如今,还有大量的用户习惯通过传统模式修改稿件,相互传输本地文档并进行批注。这种方式不仅效率很低,而且每次修改都要传来传去,导致文档版本管理陷入混乱。如果想要多人共同完成文档创作和批注,在传统模式下也很困难。

针对这种强协作的改稿模式,飞书为在线文档设计了一套完整的体系:邀请伙伴进入文档后,在线人员会直观地显示在右上角,所有人的修改、批注、评论等也都会实时显示。飞书文档和IM进行了深度打通,创作者和评论者可以在文档中随时 @ 参与人,邀请对方加入编辑或评论,甚至直接通过 @ 分配参与者的角色和工作,被 @ 的人会在IM中实时收到文档消息并及时互动,建立了高效沟通闭环。灵活掌握飞书文档的各项功能,一定能让你在线协作时的幸福感直线上升。

飞书文档的各项功能清晰明确,同时又将文档和在线沟通有机融合

灵感 No.3符号变身快捷入口,文档内容更丰富

在传统的 IM 工具里,一直是个标志性符号,你可以用它来提及某个人,或者让自己的发言指向某个具体对象。但在飞书的文档功能里,符号变成了能够快速插入各种文档元素的启动器,让你可以在输入文字时以最少的操作步骤将文件、表格、视频等元素植入文档。

得益于打通了文档和 IM 体系,在飞书文档里,输入 @ 符号就能瞬间调起模块插入功能,无论是提及 IM 里的同事、插入群名片甚至提及外部合作伙伴,还是插入云空间的文件、表格、投票、视频、地图等网页元素,都能立刻完成,不必在工具栏里寻找和点按。

在文档里用 @ 符号就能直达所需这种模块调用方式不仅更加直观,而且适应之后效率极高,为原本简单的 @ 功能赋予了全新的定义和职能。

灵感 No.4:外部文件云端保存,清晰整理不丢失

经历过企业外部协作的朋友们一定都对用微信办公的蹩脚深有体会,可偏偏微信又是当前最流行的 IM 软件,许多外部对接的只能通过微信完成。我派平时用微信最多的场景也是和作者们的各种对接、改稿,但微信的文件管理功能孱弱,对方发来的文件如果没有本地缓存,很容易过期自动清理,非常令人头疼。

面对这种状况,飞书的「一键保存」功能可以成为承载这些文档的「中转站」。当你收到任何需要备份的文件时,都可以将其导入飞书的个人空间随时查看,不用再担心把文件搞丢。同时,文件还可以方便地分享给飞书里的同事开启协作,让外部文件无缝融入工作流。

文档进入个人空间后将云端永久保存,便于之后调用

灵感 No.5:打破平台壁垒,文档外部分享无限制

除了内部协作,与外部的沟通联系也很重要。我派在日常外部沟通中最常用到的功能就是文档分享,无论对接作者还是合作伙伴,每天都要通过大量的外部文档完成对接。

最近,飞书的文档功能进行了升级,解除了此前外部分享的限制,所有文档都可以分享给第三方,用于协作和消息互通。这个功能更新充分释放了飞书文档作为互联网工具的连接属性,即使对方不是飞书用户,依然可以接收和查看文档信息,甚至参与讨论和修改,打破了平台的壁垒。

开放外部分享后,任何伙伴都能查看甚至修改文档,共同完成协作

 灵感 No.6:即时查看成员日历,档期灵活协调

飞书在日历上的最大创新莫过于订阅成员日历功能。当你不确定自己需要沟通的领导、同事行程和档期时,只需订阅他们的日历,就能对他们何时有空、档期如何安排一目了然。届时再去寻找双方都有空的时间对接工作,自然也就从容许多。

团队成员的档期安排可以随时查看

飞书日历还考虑到了跨国协作、异地沟通的需求,允许你自主设定所在时区和辅助时区,日历中涉及多人协作的任务也会自动开启时区提示,安排日程时省去了转换时区的繁琐过程。

飞书会根据你所在的时区自动转换日程

此外,该功能还可以用于在预约会议时查看与会成员的档期与会议是否冲突,便于会议组织者安排会议时间和地点,不用一一询问对方是否有空,大幅降低了团队协同中的沟通成本。

灵感 No.7:自动组建会议群组,专会专群、即用即走

在日常工作中,我派成员还需要处理这样一种情况:不同部门的成员需要临时围绕某个议题开会,但每次开会的与会成员各不相同,次次都拉群太过繁琐。

在飞书中预约会议则没有这个繁琐的过程。当会议发起人约定会议时间和会议室后,可以让系统自动生成一个会议群,专门用来讨论和会议相关的文档、议题等。这个会议群的右侧还会显示开会的时间、地点、参会人员等资讯,便于不同的成员浏览。

会议群组对于会议的组织和管理非常友好

如果会议取消或者管理员删除了日程,会议群也会跟着自动解散,不占据聊天资源。该功能不仅可以用来灵活运营日常小会,更可以省去数百人、上千人在线开会时需要组织者挨个拉人、交代会议事项的麻烦。

灵感 No.8:会议纪要即时生成,头脑风暴更专注

开会是团队沟通协作最重要的形式,我派除了编辑部每天开选题会和审稿会,各个小组也会不定期围绕某项工作临时开会。不过,每次开会都要填写一些时间、地点、主题、参会人之类的基础信息,不仅写起来很麻烦,而且这些信息都不是核心内容,时间的投入产出比很低。

飞书打通了日程和文档,巧妙地解决了这个问题。在会议结束后,你只需要在日程中选择当前会议的「生成会议纪要」功能,系统就会自动抓取会议的基础信息,不用再人工填写,让你可以专注记录会议要点,无需为边缘杂讯操心。

飞书可以帮你自动生成会议纪要大纲,你只需要考虑如何填充内容。

灵感 No.9:活用 bot,分类消息、聚焦重点

种类丰富的机器人(bot)是飞书里常被忽略却非常实用的功能点。飞书的机器人大体分为两类,一类是助手型 bot,如 RSS 助手、管理员小助手、审批助手等,此类 bot 可以帮你管理消息推送、资讯和团队事务,便于批量处理、节省时间;另一类是外接功能型 bot,如 GitHub 助手、Jira 大师、Trello 助手、Salesforce 等,它们可以将你常用的外部工具通过接口接入飞书,便于处理更精细和专业的工作项目。

RSS bot 是我派成员使用最高频的 bot 之一,大家平时会通过它管理自己常看的新闻源

当不同的事务出现不同状态时,bot 会自动抓取并提醒你留意和处理。其它时间里,你则不需要专门查看或者刷新这些内容,减少注意力分散,专注于手头工作。

灵感 No.10:快捷表情回复,群沟通不刷屏

在传统 IM 工具里,「某位同事发布了一条通知,一大堆人在下面排队回复『收到』」的情景屡见不鲜,这种消息组织方式不仅非常低效,而且无用的刷屏回复往往还会把真正有用的讯息淹没在消息序列中,影响了信息传递的质量。

针对这种场景,飞书专门设计了「表情回复」功能,对于那些只需要回个「收到」、「OK」、「好的」之类的讯息,只需用表情在原消息上回复即可,不仅直观明了,而且不会产生刷屏。

丰富的表情回复,快捷方便,还能表达不同情绪

目前,飞书已经内置了超过 100 种不同表情,可以用来表达各种情绪,增加聊天的趣味。此外,表情回复还能用在文档评论中,让改稿的过程更加顺畅自然。

灵感 No.11:巧用消息串,群讨论也可以条理清晰

除了排队刷屏,传统 IM 在群聊时最大的问题就是无法精准回复,当群里不同成员在讲不同主题的内容时,直接回复常常容易聊串,导致群讨论越聊越乱,沟通效率也跟着降到最低谷。

在飞书中,「消息串」可以很好地解决这个问题。当你需要回复某个群成员的发言时,只需要直接在其发言上使用回复功能,你们双方的讨论就会自然形成一个「消息串」,聚焦要点、避免跑题。点击消息,右侧还能自动显示整个消息串中的内容,方便你们回溯上下文,让每次讨论都能形成可供执行的文档或任务。

消息串可以帮你集中对话焦点,人再多也不乱

除了回复文字,你还可以直接回复图片,无论是严肃地讨论产品设计,还是闲聊时表情包斗图,这个功能都很好用,也非常值得其它 IM 工具借鉴。


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