如何让OA在工作中替代微信?
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2019-11-13 10:16    文章来源:ToB行业头条 作者: 李晓松 (wwwqifu)
文章摘要:管理层都不用OA,要让员工怎么用呢?

「我在公司的管理软件上发了一项审批,领导却半天看不到。不得已,我只能在微信群里 @ 了一下领导。」

「我不知道管理软件到底在哪里提升了效率,如果沟通、审批还得依靠微信,那为什么要买管理软件,强制让员工装上呢?」

相信许多企业管理者都遇到过这样的难题,员工在工作时间更喜欢使用微信,而 OA、CRM 等企业管理软件则备受冷落。

企业购置管理软件本来是为了提升办公效率,可员工并不愿为此买账。

在大多数员工眼里,管理软件的目的就是「管理」,可谁愿意被领导管着呢?再有,企业管理软件多半是老板强行部署的,有几个考虑过员工的感受呢?

可我们都知道,用微信办公有很多弊病,因为微信无法分清工作与生活的界限。

我们觉得员工每天坐在「咔咔咔」打字,搞不好他正与小学同学聊得热火朝天。我们以为群里发的通知大家都能看到,可谁知道哪些员工屏蔽了群聊,哪些员工故意视而不见。

按理说,不管是功能较为宽泛的 OA,还是偏向于销售管理的 CRM,都提供集打卡、考勤、审批、IM 沟通、日报、周报等多种常用且能提升办公效率的的功能。

可为什么在很多员工眼中,企业管理软件更像是累赘,而不是效率工具呢?

01

企业管理软件与微信的冲突

「公司美其名曰有了 OA,我们就可以在 OA 上沟通工作,可领导、同事的工作交流还是使用微信,OA 除了用来打卡,还能干嘛?」

相信遇到过这种问题的朋友不在少数,包括本文开头描述的员工审批还是需要在微信上 @ 领导。这些情况,都是企业管理软件与微信直接且难以调节的冲突。

作为社交神器,微信几乎人人必备,可企业管理软件,却像个可有可无的东西。

红圈营销 CMO 刘豪中在接受 ToB 行业头条采访时表示:

「现在人们的朋友圈基本都集中在微信里面,微信几乎已经成为手机打开率最高的应用。办公软件的 IM 与系统化工作流,并没有让员工感觉到有太多的帮助。」

在刘豪中看来,企业管理软件与微信相比,有三个根本的问题。

第一,相较于微信,企业管理软件的功能设计相对更专业,操作相对更复杂,员工的学习成本较高。

第二,企业之所以采用企业管理软件的初衷之一,是与员工的不良习惯和惰性做对抗的,本身就有很多功能的设计是与人的习性相悖,自然会导致员工的抵触情绪。

第三,现在,市面上有很多企业管理软件在功能设计与产品交互上做的非常完善,尽管这些都是微信无法实现的,但是在用户体验上与微信还是存在很大的差距。微信最大的特点就是简单、易用。在短时间内,企业管理软件在用户体验上还是很难比肩微信。

而解决问题的关键,在刘豪中看来,还是需要回归本质,即从「产品+制度」的设计入手。

「产品设计是基础,用户体验要尽可能的向微信学习,毕竟微信教育了大家怎么去使用智能手机。

不过,在不能很快解决这个问题的情况下,企业需要做相应的奖惩制度设计,并在企业内部配合系统进行引导执行。

包括与绩效 KPI 进行挂钩等等,来保证系统能顺利的落地推行,从而更好地去帮助企业实现客户信息资产化的管理目标,让销售管理简单起来。」

SaaS 创业顾问吴昊也补充说道:「员工的个人交流和员工与员工之间的交流,肯定更倾向于使用微信,因为这样更方便拉近外面的客户。但公司一定要想办法把审批流放在内部的 OA 上跑,吸引大家尽量还是在 IM 里面交流。」

不过,吴昊同样认为:「想要 OA 要想黏住员工,其实没什么特别好的办法,只能尽可能吸引大家到 OA 上来处理业务。所以问题的关键,不是员工为什么不用 OA,而是企业到底有多少业务能在 OA、CRM 里面跑?」

如果企业单纯为了提升效率,完全不顾业务贴合度,强行部署企业管理系统,那么系统落不下去、员工不愿使用 OA,是在所难免的事情。

02

自上而下落 OA 的好方法

前面说了那么多,如果我们不想一些办法,让员工在办公生活中少用微信、多用 OA,那这篇文章就没有存在的意义了。

不过,企业一定要清楚,在选购管理软件之前,一定要从实际业务出发,要清楚自己的业务哪些能与企业管理软件结合,哪些不能结合,不要为了效率而效率。

方法 1. 解散微信群

如果一家公司的老板、管理层每天还在微信群里沟通工作,那这家公司的 OA、CRM 十有八九用不起来。

道理很简单:管理层都不用 OA,要让员工怎么用呢?

所以,如果管理层有心推动公司业务上 OA,真心想让全体员工用企业管理软件,那就需要从他做起,带头解散掉所有和工作相关的微信群。

之后,管理层不管分配什么工作,都要用 OA 来操作。而员工为了参与工作,也必须使用 OA。久而久之,员工的习惯就会被培养出来,公司自然会实现效率提升。

方法 2. 发工资条、发通知请用企业管理软件

直到现在,我所在的公司发工资条、发放假通知,还在使用企业邮箱。不能说企业邮箱不好,可既然我们有了 OA,为什么不把这些内容迁移到 OA 上呢?

确实会有员工故意忽视 OA 上弹出的工作信息,可当工资条、放假通知这些与每位员工息息相关的事情只会出现在 OA 上时,他们还会假装看不到吗?

让员工形成使用 OA 的习惯,就要让他经常打开 OA。短期内如果工作不能完全迁移到 OA 上,那就先把重要的信息通过 OA 发送吧。

方法 3. 传输资料、解答疑惑请用企业管理软件

相信很多有过报销经历的小伙伴,都不愿意去财务办公室,因为我们总会填错信息,最后报销单会被打回重填。

可财务是有一套完整、详细的报销流程的,为什么我们还会出错,那是因为我们报销的时候,早就忘了流程在哪里。

所以,下次再有人问财务报销、人力请假以及相关基础性问题时,请不要用微信回答,而要把对话转到 OA 上去。

同时,财务、人力以及其他部门同事在传输、保存资料时,也要让这些行为通过 OA 完成,这样大家才会形成使用习惯。

就是因为每一次提问,相关人员都会用微信回复,所以员工才舍不掉微信。

试想,几十人、一两百人的中小公司,财务、人力还能应对每个人的提问,可如果公司是上千人、甚至上万人的大公司,谁回复的过来?

再说,这些人面对的问题几乎都是千篇一律的,而相对成熟的 OA 系统都有智能机器人服务,只要设置好关键词,相应内容就可以直接显示。

如果把这些环节都优化掉,是不是能省很多时间?提升很多效率?如果员工每次用微信寻求帮助都没人回复,他是不是会主动来 OA 上寻求帮助?

不过,令我尴尬的是,我突然想查查自己的年假还剩多少天。当我在公司 OA 系统中输入「年假」两个字,并且点击搜索后,OA 给我来了个「啥也没搜到」……

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方法 4. 用企业管理软件打造效率至上的企业文化

互联网公司很喜欢提效率这个词,可效率需要建立在彼此互相了解、彼此尊重的前提上。

举个例子,如果一位基层员工已经安排好每个时间段的工作,那么领导突然要开会,这位员工要不要参加?

很多时候,员工并不清楚领导要什么时候开会,领导也不知道员工一天到底在忙什么。所以,大家才会在时间上有各种冲突。

可当前大部分 OA 都提供日历、时间表格这类工具,为什么很多企业没有把这些功能用起来呢?

领导、同事要开会,需要提前约定,否则员工在自己设定好的工作时间内,就做自己的事情就好了。

而领导一定要放低姿态,成为遵守 OA 规则的人。不然,每次都以领导的名义临时打破员工的既有安排,那员工还会相信 OA 时间工具的价值吗?

当整个公司的员工把每个时间段的工作安排都记录在 OA 上,领导在安排工作、召开会议的时候,就会看到每个人的空闲忙碌状况。这样再约会议或是其他事情,效率是不是更高一些呢?

如果,领导层愿意更好地推动效率至上原则,还可以减少公司层级,让审批、管理的流程更简单。

甚至领导层可以开放更多的阅览权限,让基层员工知道自己的工作状态和工作任务,以便基层员工能够在领导空闲时,与他们进行更多的沟通与交流。

其实,以前在企业管理软件不发达的时候,很多大公司的基层员工在跨部门协调工作,向领导反映问题的时候,存在很大困难。

可由于 OA 等企业软件的进化发展,这些事情变得更简单,也更公平、更开放。

企业管理软件明面上是提升了企业效率,但在使用这些软件的过程中,又何尝不是在塑造企业的效率文化、平等文化呢?

员工为什么不愿意用 OA,那是因为太多企业只把工具当工具,而不把 OA 当成是公司文化的一部分。

如果一家公司从萌芽阶段就把企业管理工具当做公司的一部分,那么后来入职的员工从第一天起就会接受这样的文化。当这种文化一拨一拨传下去后,谁能说一家企业的管理软件作用没有微信大呢?

当然,如果读者朋友还有更多让企业管理软件落地的好方法,欢迎在留言区和大家探讨交流,以便真正提升我们的工作效率。


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